Kotona asumisen tuki, Ostopalvelut, valvonta ja tukipalvelut yksikkö

Tervetuloa työskentelemään toimistosihteerin monipuolisiin tehtäviin Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle kotihoidon ostopalveluihin. Kotihoidon ostopalvelujen hallinnointi on keskitetty ostopalvelu, valvonta ja tukipalvelut yksikköön.

Ostopalvelu on yksi asiakkaiden palvelujen järjestämisen tapa. Yksikössä työskentelee tällä hetkellä palveluyksikköpäällikkö, aluevastaava, neljä asiantuntijaa valvonta ja kehittämistehtävissä, kahdeksan sairaanhoitajaa asiakkaiden palvelujen järjestämisen tehtävissä sekä kaksi toimistosihteeriä, joiden kanssa tulisit jakamaan tehtävät.

Ostopalveluyksikkö on kasvava yksikkö, jossa on tällä hetkellä noin 700 asiakasta ja kasvaa jatkuvasti kattaen koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen 10 kuntaa.

Toimistosihteerin tehtäväkuvaan kuuluu kotihoidon ostopalveluyksikön operatiiviseen toimintaan liittyvät tehtävät, kuten asiakaspalvelu ja -neuvonta, yhteistyö palveluntuottajien kanssa, asiantuntijatyön tukeminen, sihteerin tehtävät.

Taloushallinnon tehtävät, kuten ostopalvelujen tilaaminen, ostolaskujen tarkistaminen ja niiden selvitystyö, kilometrikorvaushakemusten käsittely ja hyväksyntä ja tuottajien asiakastietojärjestelmän käyttäjätunnusten hakeminen. Päätöksen tekoon liittyvät tekniset valmistelu- ja toimeenpanotehtävät, kuten lausuntojen- ja päätösten valmistelu asianhallintajärjestelmässä.

Toimistosihteerin tehtäviin kuuluvat tiedon hallintaan ja -käsittelyyn liittyvät tehtävät, kuten asiakasvirran hallinta, tilastojen ja rekisterien ylläpito sekä arkistointi. Tähän kuuluvaa työtä on kotihoidon ostopalveluasiakkaiden käyntitietojen saattaminen ajan tasalle asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Ostopalvelujen seurantaa varten suoritetiedot tulee olla ajan tasalla.

Toimistosihteerin tehtäviin kuuluvat myös työyksikön toimintaa tukevat perustehtävät, tiedonvälitys, postin käsittely, tiedotteet, tilavaraukset, kokousjärjestelyt ja teknisen tilaajan tehtävät.

Tehtävässä edellytetään hyviä tietoteknisiä valmiuksia (MS Office hallinta varsinkin Excelin), kykyä omaksua Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käytössä olevia tietojärjestelmiä mm. asiakas- ja potilastietojärjestelmä Lifecare, asianhallintajärjestelmä (Dynasty D10), ostopalvelu- ja palvelusetelijärjestelmä (Parasta palvelua PSOP), tavaroiden tilausjärjestelmä Stella, ostolaskujärjestelmä Dooap, Sharepoint ja palautejärjestelmä.

Työ on mahdollista tehdä osittain etätyönä.

Työaika: 36,5h/ viikko
Tehtävä on vakinainen

Tehtävään soveltuva koulutus: Soveltuva ammattikorkeakoulu-, opisto- tai koulutasoinen tutkinto tai ammattitutkinto.

Arvostamme: Hyviä vuorovaikutustaitoja, hyvää päättelykykyä, tarkkuutta sekä hyvää organisointikykyä ja joustavuutta kotihoidon muuttuvissa tilanteissa.

Ruotsin kielen taito katsotaan eduksi.

Työntekijöiden hyvinvointi on meille tärkeää ja haluamme tarjota monipuolisia etuja henkilöstöllemme. Tarjoamme käyttöösi vuodessa 200 €, jonka voit käyttää toiveidesi mukaan kulttuuri-, hyvinvointi-, liikunta- tai matkalippuetuuksiin. Arvostamme työ- ja vapaa-ajan tasapainoa.