Kiinnostaako sinua, miten kaupungin asiat ja asiakirjat kulkevat sujuvasti käsittelystä säilyttämiseen?

Etsimme erityissuunnittelijaa määräaikaiseen tehtävään ajalle 1.1.2027–31.12.2028 Helsingin kaupungin päätöksenteon tietojärjestelmätiimiin.

Tehtävässä pääset edistämään kaupungin asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä Ahjon keskeisiä tiedonhallinnan kehityskokonaisuuksia. Työsi painottuu pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtämiseen digitaaliseen säilytysjärjestelmä Arjaan sekä määräajan säilytettävien aineistojen asianmukaisen tuhoamisen toteuttamiseen Ahjossa.

Kyseessä on monipuolinen asiantuntijatehtävä, jossa yhdistyvät asianhallinnan ja tiedonhallinnan osaaminen, järjestelmäkehityksen koordinointi sekä yhteistyö eri asiantuntijoiden ja järjestelmätoimittajan kanssa.

Mitä pääset tässä roolissa tekemään?

Erityissuunnittelijana toimit vastuullesi kuuluvien Ahjon osasovellusten tuoteomistajana ja viet eteenpäin erityisesti sähköisen säilyttämisen ja tietojen tuhoamisen kehityskokonaisuuksia.

Keskeisiin tehtäviisi kuuluu:

- Aineistojen siirtojen edistäminen: suunnittelet ja edistät Ahjon pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtoja digitaaliseen säilytysjärjestelmä Arjaan yhteistyössä Arjan vastuutahojen kanssa.

- Tuhoamistoiminnallisuuden kehittäminen: vastaat Ahjon määräajan säilytettävien aineistojen tuhoamistoiminnallisuuden määrittelystä ja edistät sen toteutusta.

- Lokitietojen hallinnan kehittäminen: viet eteenpäin Ahjon lokitietojen hallinnan ja määräajan jälkeisen tuhoamisen toteutuksia yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa.

- Tuoteomistajan tehtävät: suunnittelet ja priorisoit kehitystyötä sekä sprinttien tavoitteita yhdessä ketterän kehitystiimin kanssa.

- Ahjo-järjestelmän tiedonhallinnallinen asiantuntijatyö: linjaat ja ohjeistat Ahjon asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kysymyksissä yhteistyössä muiden asiantuntijoiden kanssa.

- Lisäksi toimit tarvittaessa Ahjo-tuen ja testauksen asiantuntijatukena sekä osallistut vastuualuettasi koskevaan yhteistyöhön kaupungin eri toimijoiden kanssa.

- Työskentelet tiiviissä yhteistyössä muun muassa päätöksenteon tietojärjestelmätiimin, tiedonhallinnan asiantuntijoiden, digitalisaatioyksikön asiantuntijoiden, Arja-järjestelmän vastuutahojen sekä järjestelmätoimittajan kanssa.

Mitä odotamme sinulta?

Tehtävässä onnistuminen edellyttää vahvaa ymmärrystä asianhallinnasta, asiakirjahallinnasta ja sähköisen tiedon elinkaaren hallinnasta. Erityisen tärkeää on, että tunnet sähköisen säilyttämisen ja asiakirjatietojen tuhoamisen periaatteita sekä niihin liittyviä vaatimuksia.

Odotamme sinulta:

- Soveltuvaa korkeakoulututkintoa.

- Asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan osaamista sekä ymmärrystä sähköisen asiakirjatiedon käsittelystä, säilyttämisestä ja tuhoamisesta.

- SÄHKE2-normin tuntemusta ja ymmärrystä sen merkityksestä sähköisten asiakirjallisten tietojen hallinnassa.

- Kokemusta järjestelmäkehityksestä tai kehittämiskokonaisuuksien koordinoinnista sekä kykyä määritellä, jäsentää ja priorisoida kehitystehtäviä.

- Itsenäistä ja tavoitteellista työskentelyotetta sekä kykyä hallita laajoja kokonaisuuksia ja viedä asioita käytännössä eteenpäin.

- Hyviä yhteistyö- ja vuorovaikutustaitoja sekä kykyä tehdä monimutkaisistakin asioista ymmärrettäviä eri asiantuntijoille.

- Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä valmiutta työskennellä englanniksi kehitystiimin kanssa.

- Katsomme eduksi kokemuksen pysyvästi säilytettävien aineistojen siirroista, sähköisestä pitkäaikaissäilyttämisestä ja tietojen tuhoamisen käytännöistä esimerkiksi julkisella sektorilla.

- Lisäksi eduksi katsotaan kokemus tuoteomistajan tehtävistä ja ketteristä kehittämismenetelmistä, Ahjo-järjestelmän tuntemus sekä ymmärrys kunnallisesta hallinnosta ja hallintomenettelystä.

- Sinun ei tarvitse tuntea Ahjo-järjestelmää entuudestaan. Olennaisinta on tehtävän kannalta relevantti tiedonhallinnan asiantuntemus sekä kyky soveltaa osaamistasi järjestelmän kehittämisessä.

Tarjoamme sinulle

Vastuullisen ja monipuolisen tehtävän, jossa vaikutat kaupungin asianhallinnan sujuvuuteen ja asiakirjatiedon hallintaan sen elinkaaren eri vaiheissa. Pääset työskentelemään yhdessä päätöksenteon tietojärjestelmätiimin ja laajan asiantuntijaverkoston kanssa sekä kehittämään kaupungin arjessa keskeistä järjestelmää.

Tehtävän palkka on 4293,47 €/kk, minkä lisäksi maksetaan KVTES:in mukainen mahdollinen työkokemuslisä (3 tai 8 %). Helsingin kaupungin työntekijänä saat käyttöösi monipuoliset henkilöstöedut: laadukkaat työterveyshuollon palvelut, mahdollisuuden henkilöstökassan jäsenyyteen, liikkumisen ja vapaa-ajan etuja sekä lounas- ja työsuhdematkalippuedun. Suurena työnantajana tarjoamme myös kattavan koulutustarjonnan ja monenlaisia urapolkuja ammattitaitosi kehittämiseen.

Toimitilamme sijaitsevat Helsingin keskustan ytimessä, Senaatintorin laidalla. Työajat ovat joustavat ja työskentelemme monipaikkaisesti. Tuemme työn ja muun elämän yhteensovittamista eri elämäntilanteisiin sopivilla ratkaisuilla ja joustoilla.

Kiinnostuitko?

Jätä hakemuksesi rekrytointijärjestelmämme kautta viimeistään pe 13.11. Klo 16.

Lisätietoja tehtävästä antaa testausasiantuntija Peter Doktar (+358401961941). Parhaiten saat yhteyden soittamalla joko tiistaina 3.11. klo 10-11, pe 6.11. klo 10-11 tai ti 10.11. Klo 10-11

Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseksi Helsingin kaupunki kannustaa anonyymiin rekrytointiin, ja tämä rekrytointi toteutetaan anonyymisti. Anonyymin rekrytoinnin tavoitteena on kohdentaa huomio hakijan ammatilliseen osaamiseen sekä työkokemukseen. Täytä työnhakulomake normaalisti. Huomioi hakemusta kirjoittaessasi, että se noudattaa anonymiteetin periaatteita. Esihenkilö valitsee haastateltavat henkilöt anonyymin yhteenvedon perusteella eikä siinä ole nähtävissä hakijan nimeä, ikää, sukupuolta tai äidinkieltä.

Kaupunginkanslia

Kaupunginkanslia on Helsingin kaupungin keskushallintovirasto. Päämäärämme on kaupunki, joka tarjoaa parastaan kaupunkilaisille ja menestyy kiihtyvässä kilpailussa. Uudistamme kaupunkia strategian mukaisesti yhdessä toimialojen kanssa. Teemme työtä näköalapaikalla suomalaisen kaupunkikehityksen kärjessä.